Biuro Usług Komputerowych TECOM

dla przedszkoli i szkół

Lista Odpłatności.

Aby pomóc Państwu uporać się z problemem prowadzenie list odpłatności, powstał program komputerowy, który w prosty i czytelny sposób pozwala zarządzać odpłatnościami (żywienie, pobyt, potrącenia, zaległości, odsetki karne od zaległości, zajęcia dodatkowe, inne opłaty). Automatyzacja wszelkich obliczeń, oraz kilka generowanych automatycznie raportów, minimalizuje czasochłonność związaną z tradycyjnym prowadzeniem list odpłatności. Cechą charakterystyczną programu jest jego przejrzystość, a co się z tym wiąże prostota obsługi. Program podzielono na cztery powiązane ze sobą części.

1. Lista dzieci.

Przyciski Nowe, Popraw i Usuń pozwalają aktualizować listę dzieci uczęszczających do przedszkola. Oprócz imienia i nazwiska, na liście przechowywane są informacje o przypisanej dziecku karcie identyfikacyjnej (RCP), oddziale do którego dziecko uczęszcza, czasie pobytu dziecka w przedszkolu, jego stawce żywieniowej (nie wszystkie dzieci spożywają wszystkie posiłki), ewentualnej bonifikacie (50%) w opłacie stałej (rodzeństwo), oraz typie płatności (przelew, gotówka).

 Pod listą umieszczono pole szybkiego szukania, wystarczy wpisać część imienia lub nazwiska dziecka, program błyskawicznie odnajdzie wprowadzony ciąg. Pola filtrujące pod kolumnami listy, pozwalają ograniczyć jej zawartość (tylko dzieci ze wskazanego oddziału, tylko dzieci przebywające w przedszkolu 3 godziny, tylko dzieci ze 100% stawką żywieniową). Filtrowanie umożliwia generowanie nietypowych wydruków (tylko dzieci wnoszące opłaty gotówką, tylko dzieci z danego oddziału, itp.).

2. Lista Odpłatności.

Najważniejszym elementem programu jest oczywiście Lista odpłatności. Lista ta generowana jest w sposób automatyczny i przetwarzana dynamicznie. Jakiekolwiek zmiany czy to w ustawieniach programu (np. zmiana stawki żywieniowej), przypisaniu dziecka do różnych grup obciążeń (inna stawka żywieniowa, inny czasu pobytu), czy też lokalne zmiany w samej liście (zmiana liczby dni potrąceń, zwrot całości lub części opłaty stałej, itp.), znajdują swoje natychmiastowe odzwierciedlenie w nieedytowalnych kolumnach zbiorczych.

 

Zawartość dwóch pierwszych kolumn generowana jest automatycznie, na podstawie aktualnej stawki żywieniowej, ceny godziny pobytu, liczby dni w danym miesiącu obliczeniowym i przypisania dziecka do różnych grup obciążeń (% stawki żywieniowej, czas pobytu). Trzecia kolumna (Potrącono dni) jest w pełni edytowalna. Wystarczy wskazać komórkę tabeli, wpisać liczbę dni i nacisnąć Enter - program automatycznie wykona niezbędne obliczenia i przeskoczy do kolejnego wiersza, gotowy do edycji pola kolejnego dziecka. Swobodnej edycji podlega zawartość wszystkich kolumn oznaczonych kolorem czerwonym (wystarczy kliknąć w komórce kolumny by ją edytować). Po zmianie zawartości którejkolwiek komórki tych kolumn, zawartość powiązanych z nimi kolumn obliczeniowych zmieni się automatycznie.

Z listą odpłatności powiązane jest przyjmowaniem opłat. W zależności od należnych opłat (zaległe, aktualne), okno opłat może wyglądać różnie (np. niewidoczna część związana z opłatami zaległymi - gdy nie występują).Okno płatności, obok swej podstawowej funkcji (przyjmowania opłat), stanowić może doskonałe zobrazowanie płatności dla wpłacającego rodzica, zdziwionego koniecznością dopłacenia 2,18 PLN odsetek. Jednak w związku z ochroną danych osobowych, przed pokazaniem ekranu komputera zdziwionemu rodzicowi, musimy ukryć widoczne w tle okna płatności tabele - przycisk w prawym, dolnym narożniku okna.Okno pozwala przyjąć opłaty z inną datą niż aktualna (rozwijalny kalendarz). Gdy 25, księgujemy płatność przelewem, który miała być wykonany do 15, a faktycznie wykonano go 18, wskazując odpowiednią datę (18), program przeliczy odsetki z 25, na rzeczywiste z 18 i obciąży konto dziecka kwotą odsetek za 3, a nie 10 dni. A właśnie, co z tymi odsetkami za trzy dni? Nic straconego, program zaksięguje należne odsetki na kolejny miesiąc obliczeniowy odpowiednio w pozycjach Zaległości narastająco żywienie i Zaległości narastająco pobyt (chyba, że odsetki zostaną uregulowane do zamknięcia miesiąca).

3. Lista Obecności.

Coraz częściej przedszkola nie godzą się na notoryczne „przeciąganie” czasu przebywanie dziecka w placówce. Coraz częściej ponadnormatywny czas przebywania dziecka w przedszkolu jest odpłatny. Aby uporać się z tym problemem, w programie zaimplementowano moduł Lista Obecności. Moduł ten niekoniecznie musi służyć prowadzeniu „typowej” listy obecności, może on być wykorzystany tylko do rejestrowania i naliczania godzin nadliczbowych.

 

Coraz częściej przy drzwiach wejściowych do przedszkola montowane są systemy RCP (Rejestracja Czas Pobytu). Możliwość importu danych z systemu, bezpośrednio na listę obecności programu, pozwala rozliczać rzeczywisty czas pobytu dziecka w placówce (można oczywiście robić to ręcznie, lecz jest to metoda bardzo czasochłonna).

4. Ustawienia.

Możliwość zmiany większość parametrów pracy programu, pozwala stosować go praktycznie w dowolnych warunkach. Rozszerzenie funkcjonalności o możliwość podziału godzin pobytu na podstawowe, dodatkowe i nadgodziny, możliwość ustalenia liczby godzin podstawy programowej, wielkości odsetek i rozpoczęcia dnia ich naliczania, możliwość ustalenia metody rozliczania odpłatności (Kartoteka, Kartoteka + Nadgodziny, Kartoteka + Całkowity czas pobytu), pozwalają dostosować funkcjonowanie programu do różnych uchwał organów założycielskich.

Nowy miesiąc.

Nie mniej ważnym dla automatyzacji procesu prowadzenia list odpłatności jest przycisk Nowy miesiąc. Nowy miesiąc generowany jest na bazie aktualnej zawartości listy. Wartość nieuregulowanych zaległości, oraz nieuregulowane płatności aktualne, wraz z odsetkami przenoszone są na nowy miesiąc w pozycję Zaległości narastająco.


 

Wydruki.

Aktualna wersja programu pozwala wygenerować kilkadziesiąt raportów, między innymi:

  • Informacje dla rodziców o wpłatach (kwitariusz),
  • Blankiet wpłaty (wypełniony blankiet przelewu),
  • Dowód wpłaty (potwierdzenie dokonania płatności),
  • Wykonane płatności (wszystkie historyczne wpłaty na konto wskazanego dziecka),
  • Raport kasowy (gotówka zebrana w okresie, w formie blankietu przelewu),
  • Zestwienie zbiorcze stanu płatności,
  • Odpłatność wg listy,
  • Lista z podziałem na czas pobytu,
  • Dzienna lista obecności (z podziałem na oddziały),
  • Rozliczenie czasu pobytu dziecka w placówce.

Jednak dzięki możliwości filtrowania listy dzieci, procedur wydruku może być mnóstwo (lista odpłatności płacących gotówką, lista odpłatności płacących przelewem, informacje dla rodziców dzieci z określonego oddziału - z możliwością indywidualnego komunikatu obejmującego cały oddział, itp.)

Opis programu: PLO.pdf                                           Pobierz wersję DEMO: DEMO_PLO.exe